Datenschutz und Datensicherheit im Arbeitsalltag

Mit diesen kleinen, aber wirkungsvollen Maßnahmen sorgen Sie für mehr Datenschutz und Datensicherheit

Die Vorschriften und der Arbeitsalltag:

Jedes Unternehmen muss eine Vielzahl von Vorschriften und Vereinbarungen einhalten., Dazu zählen neben Datenschutzvorschriften z.B. auch Steuervorschriften und je nach Branche der Kunden zusätzliche Sicherheitsvorgaben. Beschäftigte haben oftmals ihre eigene Art, Aufgaben zu erledigen. Viele bevorzugen es, ihre Termine, Aufgaben und Notizen digital zu organisieren, während andere noch auf Papier setzen. Die Einhaltung der Vorschriften für die Verantwortlichen im Unternehmen wird somit schwer zu überblicken und damit immer schwieriger. Eine sinnvolle Lösung kann sein, digitale Archive für Belege und E-Mails einzuführen, um bei Bedarf auf die Daten zugreifen zu können.

Immer häufiger werden Fehler aufgedeckt:

Häufig wird davon ausgegangen, dass niemand etwas merkt, wenn Daten länger als notwendig gespeichert werden. Noch schlimmer: wenn personenbezogene Daten vorhanden sind, obwohl dies bei einer vorherigen Auskunftsanfrage (sogenannte „Betroffenenanfrage“) verneint wurde.

Da Daten zunehmend digital verarbeitet werden, kann ein Vorfall mit Schadsoftware, der Verlust eines unzureichend gesicherten Gerätes oder ein unbefugter Zugriff dazu führen, dass personenbezogene Daten in falsche Hände geraten, die eigentlich gar nicht mehr vorhanden sein dürften.

Solche Fehler können zu hohen Bußgeldern führen und das Image eines Unternehmens erheblich schädigen!

Riesige E-Mail-Postfächer & ihre Risiken:

Es ist keine Seltenheit, dass sich in manchen E-Mail-Postfächern hunderte oder gar tausende E-Mails befinden. Viele Beschäftigte bewahren E-Mails wesentlich länger auf, als es für die Geschäftszwecke erforderlich und zudem datenschutzrechtlich erlaubt ist. Meist bemerkt auch dies niemand, bis es zu einem unbefugten Zugriff Dritter auf das Gerät, das Postfach oder die Nachrichten kommt. Häufig geschieht das dadurch, dass E-Mail-Benutzer versehentlich Schadsoftware öffnen, die dann auf die bestehende E-Mail-Korrespondenz zugreift, virenverseuchte Anhänge an bestehende E-Mails anhängt und diese versendet.

Tipp!

Empfehlenswert ist die sogenannte „Zero-Mailbox“, ein E-Mail-Postfach, das am Ende des Arbeitstages leer ist und in dem die wichtigsten E-Mails in wenigen Unterordnern gespeichert sind. Durch die Sortierung ist es einfacher, das E-Mail-Postfach zu organisieren, nicht mehr benötigte E-Mails zu löschen bzw. nach Erledigung sicher für den Geschäftsfall bezogen in einem vorgesehenen System zu archivieren.

Noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne!