Seminar „Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten“

Seit Einführung der DSGVO im Mai 2018 wurden die bisher nach BDSG vorgeschriebenen Verfahrensverzeichnisse durch ein sogenanntes „Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (VVT)“ mit personenbezogenen Daten ersetzt (Art. 30 DSGVO).

Dieses Verzeichnis soll insbesondere die Art von Daten, Rechtmäßigkeit und den Umgang sowie Zu- und Abfluss personenbezogener Daten dokumentieren und erläutern. Das VVT ist „laufend“ zu führen und muss bei Bedarf an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden. Das heißt: Es ist nicht nur eine einmalige Erstellung notwendig, sondern es handelt sich um ein Verzeichnis, das „lebt“ und laufend gepflegt sowie bei Bedarf geändert werden muss.

Die Herausforderung für Unternehmen ist hierfür die richtigen Grundlagen zu erstellen, auch Suchfilter zu ermöglichen und Anpassungen und Änderungen jederzeit zu realisieren. 

Wer ist zur Erstellung von VVT’s verpflichtet?

Unternehmen und Einrichtungen mit folgenden Tätigkeiten:

• Verarbeitung personenbezogener Daten, die ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen tragen
  (z.B. Verarbeitung der Daten von Minderjährigen)
• Regelmäßige Verarbeitung von Kunden- oder Beschäftigtendaten
  (z.B. durch Kundenmanagementsysteme sowie E-Mail-Empfang und -Versand)
• Verarbeitung besonderer Datenkategorien (z.B. Religionsdaten, Gesundheitsdaten, etc.)
• Unternehmen und Einrichtungen mit mehr als 250 Mitarbeitern

In diesem Hinblick ist wiederum nahezu jedes Unternehmen - oft auch Kleinunternehmer - in der Pflicht, ein solches Verzeichnis zu führen, da in heutiger Zeit die meisten Unternehmen bzw. Einrichtungen mindestens mit E-Mail-System arbeiten.

Neben einem Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten müssen zusätzlich Nachweise von Einwilligungen, Ordnungsmäßigkeiten der gesamten Verarbeitung – insbesondere „Technische und Organisatorische Maßnahmen“ sowie eine Datenschutz-Folgenabschätzung vorhanden sein.

Können diese Nachweise bei einer Kontrolle durch die Aufsichtsbehörde nicht erbracht werden, drohen hohe Bußgelder!