Mit diesen 6 Tipps bleibt Ihr Gespräch sicher und datenschutzkonform!

Videokonferenzen sind inzwischen gängige Praxis und vor allem für Besprechungen sowie wichtige Kunden- und Geschäftspartnergespräche  nicht mehr wegzudenken. Leider passieren hier allerdings sehr häufig unbewusste Fehler und Datenpannen. Die Sicherheitsrisiken und den Datenschutz sollten deshalb alle im Auge behalten.

Gefahren in Verbindung mit Videokonferenzen sind beispielsweise:

· Datenpannen-> schlecht gesicherte Verbindung führt zu unberechtigtem Zugriff durch Dritte.

· Datenpannen und Datenmissbrauch -> vor allem geteilte Bildschirme und Dokumente sind davon betroffen.

· Überwachung und Spionage -> Meetings mit unbefugten Teilnehmern.

· Phising Versuche -> gefälschte Nachrichten und Einladungen.

Mit den folgenden 6 Tipps können Sie die Gefahren reduzieren:

TIPP 1: Nur mit Zustimmung aufzeichnen!

Wenn Sie ein Meeting aufzeichnen möchten, informieren Sie unbedingt Ihre Teilnehmer und holen Sie deren Einverständnis ein.

TIPP 2: Kontrolle der Teilnehmer!

Kontrollieren Sie immer vor Beginn eines Meetings, wer genau anwesend ist! Wenn Sie feststellen, dass Teilnehmer anwesend sind, die nicht eingeladen wurden oder nicht im Raum sein dürften, bitten Sie diese, den Raum zu verlassen.

TIPP 3: Die richtige Software

Verwenden Sie am besten immer Tools, die datenschutzkonform sind und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten. Der Anbieter sollte den Dienst in Europa betreiben und die Daten sollten nicht außerhalb Europas übertragen werden. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, können Sie dies in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder den Nutzungsbedingungen nachlesen. Die Software sollte auch der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen.  

TIPP 4: Bildschirm teilen: nur das Nötige!

Am besten teilen Sie nicht Ihren gesamten Bildschirm, sondern nur relevante Fenster. Wenn Sie dennoch Ihren ganzen Bildschirm teilen, stellen Sie unbedingt vorher sicher, dass alle Fenster mit persönlichen und sensiblen Informationen geschlossen sind.

TIPP 5: Informationen zum Datenschutz

Die Teilnehmer sollten über die Datenschutzaspekte der Videokonferenz informiert werden. Dies können Sie tun, indem Sie zusammen mit dem Einladungslink einen Link zu den Datenschutzhinweisen versenden.

TIPP 6: Sichere Einladungen

Einladungen sollten nicht über unsichere Kanäle wie Social Media verschickt werden und auch nur an verifizierte E-Mail-Adressen gesendet werden! Am besten ist es, ein Passwort für das Treffen zu verwenden und dieses separat mitzuteilen. 
Es ist entscheidend, stets wachsam zu sein und verdächtige Nachrichten zu vermeiden, um potenzielle Phishing-Angriffe zu verhindern, selbst wenn sie scheinbar von verifizierten E-Mail-Adressen stammen.

FAZIT:

Videokonferenzen ermöglichen es uns, flexibel von fast überall aus zu arbeiten, Zeit und Kosten zu sparen und über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg zusammenzuarbeiten. Die Risiken in Bezug auf Daten- und IT-Sicherheit sollten jedoch immer im Auge behalten werden. Am besten lesen Sie die Sicherheits- und Datenschutzhinweise. Seien Sie immer wachsam, denn nur so bleiben Sie sicher.