Whistleblowing-System: Hinnweisgeber-System

Whistleblowing-System/Hinweisgeber-System

Wir stellen Ihnen ein sicheres Online-Hinweisgeber-System bereit und übernehmen für Sie nach Vereinbarung die gesetzlichen Pflichtmeldungen als „externe Meldestelle“. Selbstverständlich können Sie auch interne Fallbearbeiter oder Compliance-Beauftragte benennen, die einen eigenen Zugang zum Hinweisgeber-System erhalten.

Nach Maßgabe der bereits geltenden EU-Richtlinie können über unser Hinweisgebermeldesystem sowohl Mitarbeiter Ihres Unternehmens als auch Geschäftspartner und Dritte zugreifen, um Meldungen über Gesetzesverstöße und interne Regelverletzungen (Compliance-Verstöße) im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens anonym zu tätigen. Hierfür ist es notwendig einen eigenen sicheren Kommunikationskanal zu hinterlegen. Dies wäre beispielsweise auf Ihrer eigenen Website mit einem Verweis auf das Whistleblower-Portal gegeben. Wir können in unserem Whistleblowing-System eine leicht merkbare Webadresse für Ihr Unternehmen vergeben. Die Webadresse des Whistleblower-Systems kann z. B. lauten: ihre-website.hinweis.digital.

Sicherer Kommunikationskanal mit dem Hinweisgeber

Bei anonymen Meldungen ist die technische Möglichkeit eines sicheren Kommunikationskanals zum Hinweisgeber für Fragen und Rückmeldungen gegeben. Der Eingang der Meldung wird zeitnah über diesen Kanal bestätigt und eine Rückmeldung über den Fortgang des Hinweises hinterlegt. Ferner erhält der Fallberater oder der Compliance-Beauftragte zeitnah eine Eingangsmeldung. Der Hinweisgeber kann sich über das Whistleblowing-Portal mit seiner digitalen Kennung und seinem selbst vergebenen Passwort über den Verlauf seiner Meldung informieren.

Ihr Fallberater oder Compliance-Beauftragter kann sich am Whistleblowing-System mit seinem Benutzer, Kennwort und 2-Faktor-Authentifizierung anmelden und mit der vergebenen Berechtigung die Hinweise bearbeiten.

Mehrsprachigkeit des Whistleblowing-Systems

Im Whistleblower-System ist es möglich die Sprachen Deutsch und Englisch zu hinterlegen. Dementsprechend können auch alle Themen und Schwerpunkte in englischer Sprache hinterlegt werden. Weitere Sprachen sind in Planung.

Hinweisgeber-Richtlinie und Hinweisgeber-Schulung für Ihre Mitarbeiter

Um Ihre Mitarbeiter über Compliance und Whistleblowing-System/Whistleblower-Portal zu informieren, stellen wir Ihnen gerne eine Online-Schulung in unserem Schulungsportal mit folgenden Themen zur Verfügung:

  • Was ist Compliance?
  • Was ist ein Hinweisgeber-System/Whistleblowing-System?
  • Was ist die gesetzliche Grundlage – Hinweisgeberschutzgesetz?
  • Wie kann ein Hinweis abgegeben werden?
  • Wann darf das Hinweisgeber-System angewandt werden?
  • Welche Meldungen dürfen nicht abgegeben werden?
  • Meldung intern oder extern?
  • individuell erweiterbar

Corporate Identity

Das Whistleblower-System wird mit Ihnen individuell und zu einem Festpreis angepasst. Wir hinterlegen Ihr Logo, Ihre Farbe und arbeiten Ihre Themenschwerpunkte mit Ihnen aus. Die Mitarbeiterrichtlinie und die Online-Schulung werden auch auf Ihr Corporate Identity angepasst.

Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten, Checkliste für das Hinweisgeber-System

Wir stellen Ihnen die Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflicht, Checkliste für das Whistleblower-System, Datenschutzhinweis für Ihre Datenschutzerklärung als Muster zur Verfügung.

Meldestelle

Wir übernehmen für Sie auf Wunsch die gesetzlichen Pflichtmeldungen als „externe Meldestelle”. In diesem Fall kann uns der Hinweisgeber telefonisch kontaktieren und einen Hinweis anonym abgeben. 

Kostenfreies Beratungsgespräch

Wir klären mit Ihnen in einem ersten kostenfreien Beratungsgespräch Ihre Belange und prüfen auch gerne die Möglichkeit einer Förderung.

Falls Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne per Telefon unter 09181 270577-0 oder per E-Mail zur Verfügung. Sie können uns auch über unser Kontaktformular detaillierte Angaben zur Verfügung stellen. 

Testzugang zum Hinweisgeber-System/Whistleblowing-System

Sie können unser Whistleblower-System gerne kostenfrei und unverbindlich testen, um einen Eindruck von unserem Hinweisgeber-System zu gewinnen.

Jetzt kostenfreien Testzugang anfordern!

Inhalte und Aufbau des Hinweisgeber-Systems

Mit unserem Hinweisgeber-System können Sie schnell und einfach Bedenken zu Fehlverhalten melden, welche das Unternehmen oder das Wohlergehen von Mitarbeitern und/oder dritten Personen betrifft. Die Meldung kann auf Wunsch auch anonymisiert erfolgen.

Einstiegsseite Hinweisgeber-System/Whistleblower-Portal für Hinweisgeber/Whistleblower

Ein Hinweisgeber/Whistleblower kann direkt auf dem Whistleblower-Portal eine Meldung abgeben. Das Whistleblower-Portal wird auf Ihr Unternehmen farblich und mit Logo abgestimmt. Sie können auch die Webadresse für das Whistleblower-Portal selbst bestimmen sowie auf Ihrer Website einbinden oder per Link veröffentlichen.

Hinweisgeber - Meldung abgeben

In unserem Muster finden Sie ein Beispiel wie das Whistleblowing-Portal aussehen könnte. Der Hinweisgeber kann hierüber eine Meldung abgeben oder den Fortschritt seiner Meldung einsehen. Für die Verfolgung des Fortschritts muss der Hinweisgeber seine digitale Kennung und sein Kennwort hinterlegen.

 

Einstiegsseite Hinweisgebersystem aus Anwendersicht

Schwerpunkte und Hinweise im Hinweisgeber-System

Sobald ein Hinweisgeber/Whistleblower eine Beschwerde oder einen Hinweis abgibt, kann er aus der aufgeführten Liste einen Schwerpunkt definieren. Die Schwerpunkte können auf die aktuelle Gesetzeslage abgestimmt und mit Ihnen beliebig angepasst bzw. erweitert werden.

Seite 2 Hinweisgeberseite

 

Hinweisseite

Auf der Hinweisseite kann der Anwender eine Meldung entweder mit Kontaktdaten oder auch anonym abgeben:

Anwenderansicht Hinweisgebersystem

Bearbeitung von Hinweisen im Hinweisgeber-System

Der Compliance- oder Meldebeauftragte kann die eingegangenen Beschwerden/Hinweise hier auf der Hinweisgeber-Systemplattform einsehen und direkt beantworten. Ferner kann ein Report über den Vorgang erstellt werden.

Adminansicht Hinweisgebersystem

Hinweisgeberansicht:

Der Hinweisgeber/Whistleblower kann sich mit seiner digitalen Kennung und seinem selbst vergebenen Kennwort im Whistleblower-Portal einloggen und Rückmeldungen zu seinem Anliegen einsehen. Das Login ist selbstverständich anonym.Hinweisgebersystem Benutzeransicht nach Rückmeldung