Hinweisgebersystem für Unternehmen und Institutionen

Unser Hinweisgebersystem für Unternehmen und Institutionen ist eine Online-Plattform mit eigener Subdomain oder eigener Domain, auf Wunsch in Ihrem Corporate Identity. Dieses bietet Mitarbeitern oder anderen Personen die Möglichkeit, Misstände, Unregelmäßigkeiten, betrügerische Aktivitäten oder verdächtige Vorfälle zu melden. Die Meldung kann, sofern der Hinweisgeber seine Identität nicht preisgeben möchte, auch völlig anonym über ein Online-Formular im Hinweisgeberportal erfolgen. Für diesen Zweck kann der Hinweisgeber einfach ein Kennwort hinterlegen. Zusätzlich vergibt das System eine digitale ID. Mit dieser digitalen ID und seinem Kennwort kann der Hinweisgeber seine Meldung nachverfolgen und sich über den Status seiner Meldung informieren. Ferner kann er weiterhin anonym mit der Meldestelle kommunizieren.

Welche Unternehmen brauchen ein Hinweisgebersystem zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben?

Gemäß der EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verletzungen des Unionsrechts melden, sind Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor, dazu aufgefordert, Meldestellen für Hinweisgeber zu implementieren. Die Anforderung dient der Sicherstellung eines Umfelds des Vertrauens und der Integrität sowie dem Schutz der Rechte der Hinweisgeber. Seit dem 1. Juni 2023 müssen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ein internes Meldestellensystem einrichten. Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern müssen ab dem 17. Dezember 2023 ein Meldesystem vorweisen können.

Unser Hinweisgebersystem ist besonders für diese Situation geeignet und bietet eine einfache und schnelle Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Form einer internen Meldestelle. Es ermöglicht eine offene Kommunikationskultur und fördert das Vertrauen der Mitarbeiter, indem sie die Möglichkeit haben, wichtige Informationen bzw. Verstöße anonym und sicher zu melden. Die Implementierung eines effektiven und transparenten Systems wie dem unseren gewährleistet nicht nur den Schutz von Hinweisgebern, sondern kann auch einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil darstellen, Risiken frühzeitig erkennen und beheben, das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer stärken und die Reputation des Unternehmens schützen.

Welche Whistleblower / Hinweisgeber werden geschützt?

Whistleblower, die Verstöße innerhalb Ihres Unternehmens melden, sind durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) besonders geschützt. Dieses Gesetz stellt sicher, dass Personen, die Kenntnis von Rechtsverstößen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit erhalten und diese melden, keine negativen Konsequenzen zu befürchten haben. Es verhindert beispielsweise, dass Hinweisgeber von einer Beförderung ausgeschlossen oder sogar gekündigt werden. Das HinSchG verpflichtet Unternehmen und Behörden, sichere Meldewege einzurichten und verbietet Repressalien gegen Hinweisgeber. Besonders wichtig ist hierbei das Vertraulichkeitsgebot, das für das gesamte Verfahren gilt und die Identität der beteiligten Personen schützt. Ausnahmen von diesem Gebot sind unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, wie beispielsweise wenn die Weitergabe von Informationen zur Ergreifung von behördlichen oder internen Folgemaßnahmen erforderlich ist.

Sicherer Kommunikationskanal mit dem Hinweisgeber

Mit unserem Hinweisgebersystem ist bei anonymen Meldungen die technische Möglichkeit eines sicheren Kommunikationskanals zum Hinweisgeber für Fragen und Rückmeldungen gegeben. Der Eingang der Meldung wird zeitnah über diesen Kanal bestätigt und eine Rückmeldung über den Fortgang des Hinweises hinterlegt. Ferner erhält der Meldestellenbeauftrage oder der Compliancebeauftragte zeitnah eine Eingangsmeldung. Der Hinweisgeber kann sich über das Hinweisgeberportal mit der digitalen Kennung und dem selbst vergebenen Passwort über den Verlauf seiner Meldung informieren.
Ihr Meldestellenbeauftrager oder der Compliancebeauftragte kann sich am Hinweisgebersystem/Hinweisgeberportal mit seinem Benutzer, Kennwort und 2-Faktor-Authentifizierung anmelden und mit der vergebenen Berechtigung die Hinweise bearbeiten.

Was bietet unser Hinweisgebersystem?

• Hinweisgeberportal für anonyme Meldungen
• Hinweisgebersystem mit Ihrer eigenen Domain oder mit einer Subdomain unter Ihrer eigenen Domain
• Individuelles CI für Ihr Hinweisgebersystem bzw. Hinweisgeberportal
• Individuell anpassbare Texte und Fragebögen für die Meldung eines Hinweises
• Mehrsprachigkeit (Derzeit: Deutsch, Englisch, Russisch, Ungarisch, Polnisch, Tschechisch)
• Verschlüsselte Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Fallbearbeiter bzw. Compliancebeauftragten
• Individuelle Zugänge für den Fallbearbeiter bzw. Compliancebeauftragten
• Fallmanagementsystem inkl. Reporting
• Individuelle Information an die Mitarbeiter
• Schulung und Aufklärung der Mitarbeiter über das Hinweisgeberschutzgesetz
• Individuelle Schulung der Fallbearbeiter bzw. Compliancebeauftragten für das Hinweisgeberschutzsystem
• Die Daten liegen im deutschen Rechenzentrum
• DSGVO-Konform

Hinweisgeber-Richtlinie und Hinweisgeber-Schulung für Ihre Mitarbeiter

Um Ihre Mitarbeiter über Compliance und Hinweisgebersystem/Hinweisgeberportal zu informieren, stellen wir Ihnen gerne eine Online-Schulung in unserem Schulungsportal mit folgenden Themen zur Verfügung:

• Was ist Compliance?
• Was ist ein Hinweisgebersystem/Whistleblowing-System?
• Was ist die gesetzliche Grundlage? − Hinweisgeberschutzgesetz
• Wie kann ein Hinweis abgegeben werden?
• Wann darf das Hinweisgeber-System angewandt werden?
• Welche Meldungen dürfen nicht abgegeben werden?
• Meldung intern oder extern?
• individuell erweiterbar

Wie können wir Sie außerdem unterstützen?

• Wir richten mit Ihnen das Hinweisgebersystem mit den erforderlichen Texten ein
• Wir stellen Ihnen die Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten zur Verfügung
• Wir erstellen mit Ihnen die Informationspflicht nach Art. 13
• Wir geben Ihnen eine Checkliste für das Hinweisgebersystem an die Hand
• Wir erstellen mit Ihnen die Datenschutzfolgeabschätzung
• Wir liefern Ihnen den Datenschutzhinweis für Ihre Datenschutzerklärung

Meldestelle

Wir übernehmen für Sie auf Wunsch die gesetzlichen Pflichtmeldungen als „interne Meldestelle”. In diesem Fall kann uns der Hinweisgeber telefonisch kontaktieren und einen Hinweis anonym abgeben. Folgende Leistungen stehen Ihnen noch zur Verfügung:

• Wir übernehmen für Sie die Vorselektion und Bearbeitung von Meldungen im Hinweisgebersystem
• Wir übernehmen die Meldestelle für Sie und kümmern uns um den Hinweisgeber

Weitere Informationen zu Inhalt und Aufbau unseres Online-Hinweisgebersystems.

PDF-Flyer Hinweisgebersystem Datenschutz Pöllinger zum Download

Kostenfreies Beratungsgespräch

Wir klären mit Ihnen in einem ersten kostenfreien Beratungsgespräch Ihre Belange und prüfen auch gerne die Möglichkeit einer Förderung.

Falls Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne per Telefon unter 09181 270577-0 oder per E-Mail zur Verfügung. Sie können uns auch über unser Kontaktformular detaillierte Angaben zur Verfügung stellen. 

Testzugang zum Hinweisgebersystem/Whistleblowing-System

Sie können unser Hinweisgebersystem gerne kostenfrei und unverbindlich testen, um einen Eindruck von unserem Hinweisgebersystem zu gewinnen.

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