Hinweisgebersystem für Unternehmen und Institutionen

Unser Hinweisgebersystem für Unternehmen und Institutionen ist eine Online-Plattform mit eigener Subdomain oder eigener Domain. Unser Hinweisgebersystem bietet Mitarbeitern oder anderen Personen die Möglichkeit, Unregelmäßigkeiten, betrügerische Aktivitäten oder verdächtige Vorfälle zu melden. Die Meldung kann völlig anonym über ein Online-Formular in Ihrem Corporate Identity im Hinweisgeberportal erfolgen. Der Hinweisgeber kann für diesen Zweck ein Kennwort hinterlegen. Das Hinweisgebersystem vergibt zusätzlich eine digitale ID. Mit der digitalen ID und seinem Kennwort kann der Hinweisgeber seine Meldung nachverfolgen und sich über den Status seiner Meldung informieren. Ferner kann er weiterhin anonym mit der Meldestelle kommunizieren.

Sicherer Kommunikationskanal mit dem Hinweisgeber

Bei anonymen Meldungen ist die technische Möglichkeit eines sicheren Kommunikationskanals zum Hinweisgeber für Fragen und Rückmeldungen gegeben. Der Eingang der Meldung wird zeitnah über diesen Kanal bestätigt und eine Rückmeldung über den Fortgang des Hinweises hinterlegt. Ferner erhält der Fallberater oder der Compliance-Beauftragte zeitnah eine Eingangsmeldung. Der Hinweisgeber kann sich über das Hinweisgeberportal mit der digitalen Kennung und dem selbst vergebenen Passwort über den Verlauf seiner Meldung informieren.
Ihr Fallberater oder Compliance-Beauftragter kann sich am Hinweisgebersystem/Hinweisgeberportal mit seinem Benutzer, Kennwort und 2-Faktor-Authentifizierung anmelden und mit der vergebenen Berechtigung die Hinweise bearbeiten.

Was bietet unser Hinweisgebersystem?

• Hinweisgeberportal für anonyme Meldungen
• Hinweisgebersystem mit Ihrer eigenen Domain oder
• Hinweisgebersystem mit einer Subdomain unter Ihrer eigenen Domain
• Individuelles CI für Ihr Hinweisgebersystem bzw. Hinweisgeberportal
• Individuell anpassbare Texte und Fragebögen für die Meldung eines Hinweises
• Mehrsprachigkeit (Derzeit: Deutsch, Englisch, Russisch, Ungarisch, Polnisch, Tschechisch)
• Verschlüsselte Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Fallbearbeiter bzw. Compliancebeauftragten
• Individuelle Zugänge für den Fallbearbeiter bzw. Compliancebeauftragten
• Fallmanagementsystem inkl. Reporting
• Individuelle Information an die Mitarbeiter
• Schulung und Aufklärung der Mitarbeiter über das Hinweisgeberschutzgesetz
• Individuelle Schulung der Fallbearbeiter bzw. Compliancebeauftragten für das Hinweisgeberschutzsystem
• Die Daten liegen im deutschen Rechenzentrum
• DSGVO-Konform

Hinweisgeber-Richtlinie und Hinweisgeber-Schulung für Ihre Mitarbeiter

Um Ihre Mitarbeiter über Compliance und Hinweisgebersystem/Hinweisgeberportal zu informieren, stellen wir Ihnen gerne eine Online-Schulung in unserem Schulungsportal mit folgenden Themen zur Verfügung:

• Was ist Compliance?
• Was ist ein Hinweisgebersystem/Whistleblowing-System?
• Was ist die gesetzliche Grundlage − Hinweisgeberschutzgesetz?
• Wie kann ein Hinweis abgegeben werden?
• Wann darf das Hinweisgeber-System angewandt werden?
• Welche Meldungen dürfen nicht abgegeben werden?
• Meldung intern oder extern?
• individuell erweiterbar

Wie können wir Sie unterstützen?

• Wir richten mit Ihnen das Hinweisgebersystem mit den erforderlichen Texten ein
• Wir stellen Ihnen die Verzeichnisse für Verarbeitungstätigkeiten zur Verfügung
• Wir erstellen mit Ihnen die Informationspflicht nach Art. 13
• Wir geben Ihnen eine Checkliste für das Hinweisgebersystem an die Hand
• Wir erstellen mit Ihnen die Datenschutzfolgeabschätzung
• Wir liefern Ihnen den Datenschutzhinweis für Ihre Datenschutzerklärung

Meldestelle

Wir übernehmen für Sie auf Wunsch die gesetzlichen Pflichtmeldungen als „externe Meldestelle”. In diesem Fall kann uns der Hinweisgeber telefonisch kontaktieren und einen Hinweis anonym abgeben. Folgende Leistungen stehen Ihnen noch zur Verfügung:

• Wir übernehmen für Sie die Vorselektion und Bearbeitung von Meldungen im Hinweisgebersystem
• Wir übernehmen die Meldestelle für Sie und kümmern uns um den Hinweisgeber

Hier erhalten Sie weitere Informationen zu Inhalt und Aufbau unseres Online-Hinweisgebersystems.

Kostenfreies Beratungsgespräch

Wir klären mit Ihnen in einem ersten kostenfreien Beratungsgespräch Ihre Belange und prüfen auch gerne die Möglichkeit einer Förderung.

Falls Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne per Telefon unter 09181 270577-0 oder per E-Mail zur Verfügung. Sie können uns auch über unser Kontaktformular detaillierte Angaben zur Verfügung stellen. 

Testzugang zum Hinweisgebersystem/Whistleblowing-System

Sie können unser Hinweisgebersystem gerne kostenfrei und unverbindlich testen, um einen Eindruck von unserem Hinweisgebersystem zu gewinnen.

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