Datenschutz

Datenschutz ist wichtig!

Kundenkontakte, Daten von Partnerunternehmen, Mitarbeitern und vom Unternehmen selbst, sind ein kostbares Gut – nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Konkurrenz oder Kriminelle.

Insbesondere die Vorgaben der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind von jedem Unternehmen, Verein oder anderen Institutionen, unabhängig von der Unternehmensgröße, einzuhalten und umzusetzen.

Der Datenschutz umfasst den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch, Verlust und unberechtigtem Zugriff. Die Einhaltung der Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung wie Datensparsamkeit, Zweckbindung und Transparenz ist dabei von zentraler Bedeutung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur die erforderlichen Daten erhoben und verarbeitet werden und dies auf einer rechtmäßigen Grundlage geschieht. Eine transparente Informationspolitik gegenüber den Betroffenen und die Gewährleistung ihrer Rechte wie Auskunft, Berichtigung und Löschung sind ebenfalls sehr wichtige Themen.

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Warum ist Datenschutz nützlich für Unternehmen?

Datenschutz ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern stellt auch einen großen Wettbewerbsvorteil dar. Unternehmen, die den Datenschutz ernst nehmen und dies auch kommunizieren, genießen das Vertrauen ihrer Kunden und Geschäftspartner. Dies stärkt die Kundenbindung und kann zu einer positiven Markenwahrnehmung beitragen. Datenschutz ist auch ein großes Thema in Anforderungen, die von Seiten Zulieferern oder Partnerunternehmen gestellt werden (z.B. TISAX®) ein mit beinhaltetes Kapitel, das es effektiv zu behandeln und zu erfüllen gilt.

Zudem schützt ein effektiver Datenschutz auch vor Datenpannen und Cyberangriffen, die nicht nur finanzielle Schäden, sondern auch Imageschäden nach sich ziehen können.

Wie können Firmen Datenschutz umsetzen?

Unternehmen sollten eine datenschutzfreundliche Unternehmenskultur fördern. Dazu gehört die Bereitstellung von Ressourcen für den Datenschutzbeauftragten und die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Die Mitarbeiter spielen eine zentrale Rolle, da sie täglich mit Daten arbeiten. Sie müssen durch Schulung und Sensibilisierung in die Lage versetzt werden, datenschutzkonform zu handeln. Jeder Mitarbeiter sollte die Bedeutung des Datenschutzes verstehen und wissen, wie er in seiner täglichen Arbeit datenschutzkonform handeln kann.

Aufklärung und Sensibilisierung

Aufklärung und Sensibilisierung sind wesentliche Bestandteile eines effektiven Datenschutzmanagements. Durch regelmäßige Schulungen lernen die Mitarbeiter, wie Datenschutzverstöße vermieden werden können und welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten sind. Sensibilisierungsmaßnahmen wie Informationskampagnen und Workshops tragen dazu bei, das Bewusstsein für Datenschutzfragen zu schärfen und eine datenschutzfreundliche Unternehmenskultur zu etablieren.

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Datenschutz ist Chefsache!

Datenschutz zählt zu den Kernaufgaben von Geschäftsführung und Inhabern von Unternehmen. Diese haben lt. Gesetzgeber dafür Sorge zu tragen, dass neben dem Schutz personenbezogener Daten auch detaillierte Dokumentationen über Datenhaltung sowie ein funktionierendes und gesetzeskonformes Backup- und Archivierungskonzept vorliegen. Darüber hinaus sollte auch ein ausreichender Schutz dieser Daten vor Diebstahl und/oder Verlust gewährleiset sein. Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, ist für Geschäftsführer und Inhaber eines Unternehmens mit Bußgeldern zu rechnen.

Alle personenbezogenen Daten, wie Kunden-, Lieferanten- Bewerber- oder Personaldaten, müssen vom Unternehmen vor Datenmissbrauch geschützt werden. Ein Missbrauch von persönlichen Daten kann Bußgelder von bis zu 20 Millionen € bzw. 4% des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen. Nähere Hinweise zu Bußgeldern können Sie hier einsehen.

Wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

Wann ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen ist, hängt vor allem davon ab, wie und in welchem Umfang persönliche Daten verarbeitet werden. Im Allgemeinen gilt:

Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung (z.B. durch E-Mail Versand) von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Im Hinblick auf die Arbeit mit personenbezogenen Daten zählt auch schon der einfache E-Mail Versand bzw. die Archivierung von Kundendaten im Kundenverwaltungssystem. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um personenbezogene Daten des Bereiches B2B (Geschäftskontakte) oder B2C (Kundenkontakte) handelt.
Sofern automatisierte Verarbeitungen vorgenommen werden, die ein besonders hohes Risiko der Verarbeitung darstellen, bzw. sofern besondere personenbezogene Daten, wie z.B. Rasse, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit, politische Meinung oder Sexualleben verarbeitet werden, ist unabhängig von der Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen.
Als Datenschutzbeauftragter kann entweder ein ausgebildeter interner Mitarbeiter oder ein externer Berater bestellt werden.

Besondere personenbezogene Daten:

Sollten besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die über Rasse, ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben einer Person informieren, besteht generell, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, die Verpflichtung einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Kerntätigkeit mit personenbezogenen Daten:

Sofern personenbezogene Daten geschäftsmäßig übermittelt, erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, d.h. in diesen Verarbeitungsvorgängen besteht die Kerntätigkeit des Unternehmens, ist ebenfalls unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten, ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen.

Wird in o.g. Fällen kein Datenschutzbeauftragter bestellt, so kann dies mit einem hohen Bußgeld geahndet werden, siehe Art. 83 Abs. 4 DSGVO!

Dies bedeutet für Unternehmer: Die Forderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen in jedem Fall befolgt werden. Ab einer bestimmten Betriebsgröße gehört es zur existenziellen Pflicht, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Wir sind für Sie da!

Wir, als externe betriebliche Datenschutzbeauftragte helfen Ihnen gerne weiter!
Näheres zu unseren Lösungen, unserem Angebot, unserer Datenschutzmanagementsoftware und unserem Team finden Sie hier auf unserer Webseite.

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