Datenschutz / Informationssicherheit

Hinweisgeberschutzgesetz: Unternehmen ab 50 Mitarbeitern benötigen nun eine Meldestelle

Hinweisgeberschutzgesetz: Unternehmen ab 50 Mitarbeitern benötigen nun eine Meldestelle

Für viele Unternehmen kommt eine neue Herausforderung: Für die nun gesetzlich vorgeschriebene Einführung eines Hinweisgebersystems bleiben nur noch wenige Monate, damit die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllt werden. Was es damit auf sich hat und wie eine professionelle Lösung aussieht, zeigen wir Ihnen gerne auf.

Schutz von Hinweisgebern

„Hinweisgeber“, auch bekannt als „Whistleblower“, weisen auf Missstände in Unternehmen hin und können somit für Aufdeckung sorgen. Gemeint sind Verstöße gegen Gesetze, Regeln und Vorschriften sowie bußgeldbehaftete Vergehen nach deutschem Recht. Das kann schlichtweg die Verletzung von Meldeobliegenheiten betreffen, in schlimmeren Fällen aber auch Diebstahldelikte bis hin zu Korruption.

Die bereits seit 17.12.2021 in Kraft getretene EU-Whistleblower-Richtlinie „Hinweisgeberschutz“ verfolgt das Ziel, die Personengruppe der Whistleblower besser zu schützen. Deutschland hat die Richtlinie nun im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgesetzt.

Der Nutzen solcher Hinweise ist positiv zu betrachten und groß, da sie einen erheblichen Beitrag zu Integrität und Transparenz leisten können. Bisher meiden viele potenzielle Hinweisgeber Meldungen von Verstößen, da sie negative Konsequenzen befürchten (z.B. Abmahnung, Mobbing).

Aus Unternehmenssicht sind zur Umsetzung folgende Punkte entscheidend:

  • Hinweisgeber sind zu schützen, ihr Handeln darf keinesfalls zu Diskriminierung oder Benachteiligungen führen. Die Anonymität muss auf Wunsch dabei gewahrt bleiben.
  • Wer 50 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt, benötigt eine Meldestelle.
  • Verstöße gegen das Gesetz können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro belangt werden.

Fristen zur Umsetzung

Mit der Umsetzung der vorgegebenen EU-Whistleblower-Richtlinie befand sich Deutschland eineinhalb Jahre lang im Verzug ein eigenes, auf Deutschland abgestimmtes Gesetz zu schaffen. Am 12.05.2023 hat der Bundesrat nun dem Hinweisgeberschutzgesetz zugestimmt. Aufgrund der Verspätung tritt das Gesetz bereits zum 02.07.2023 in Kraft. Nun steht eine Vielzahl an Unternehmen unter Druck, denn Sie sind gesetzlich verpflichtet, eine Meldestelle einzurichten. Dies hängt von der Anzahl an Beschäftigen ab:

  • 50 bis 249 Mitarbeiter: bis zum 17. Dezember 2023
  • 250 oder mehr Mitarbeiter: drei Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes, somit bereits der 02.10.2023

Was ist eine „Meldestelle“ im Sinne des HinSchG

Eine Meldestelle nimmt Hinweise zu Missständen entgegen. Rein theoretisch wäre eine Realisierung mittels Briefkasten oder einem Ansprechpartner im Unternehmen ausreichend. Diese Meldestelle muss jedem einzelnen Hinweis gemäß gesetzlicher Vorgabe nachgehen und eine fristgerechte Rückmeldung an den Hinweisgeber geben.

Die Praxis zeigt, dass klassische Lösungen, wie Briefkasten oder Ansprechpartner des Unternehmens nur geringe Akzeptanz im Vergleich zu digitalen Lösungen finden und auch nicht mehr zeitgemäß sind. Es empfiehlt sich daher ein digitales Hinweisgebersystem, das zudem wertvolle Vorteile bietet:

  • Komfortable und schnelle Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
  • Digitaler Austausch/ sofortige Rückmeldemöglichkeit zwischen Hinweisgeber und Meldestellenbeauftragten des Unternehmens
  • Professionelles Management eingehender Hinweise
  • Möglichkeit für den Hinweisgeber, Hinweise „anonym“ einzureichen

Wir unterstützen Sie

Wir bieten Ihnen eine moderne Meldelösung, die auf Ihr Unternehmen individuell anpassbar ist. Die Bereitstellung des Systems in mehreren Sprachen ist möglich. Die Umsetzungskosten unseres Hinweisgebersystems sind gering, zudem ist eine Implementierung in Ihrem Unternehmen sofort möglich. 

Gerne übernehmen wir auch das Mandat als Meldestellenbeauftragte. Eingehende Meldungen werden gemäß gesetzlicher Vorgaben bearbeitet und Fristen zuverlässig eingehalten. Sie bzw. Ihre zuständigen Mitarbeiter werden von uns informiert und professionell Rücksprache mit Ihnen und dem Hinweisgeber gehalten.

Sie halten somit die gesetzlichen Bestimmungen ein und können sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.