FAQ Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragte sind beratend tätig für Unternehmen, Vereine oder öffentliche Träger, damit diese die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im jeweiligen Betrieb gewährleisten können. Datenschutzbeauftragte nehmen auch interne Richtlinien und Vorgänge unter die Lupe im Hinblick auf die Umsetzung und Sicherstellung des Datenschutzes bei sämtlichen Prozessen im Betrieb, angefangen von Aktenführungen und Schriftwechsel bis hin zur IT-Umsetzung.

Ein/e Datenschutzbeauftragte/r ist erforderlich, wenn mehr als 20 Personen im Betrieb ständig automatisiert Daten verarbeiten oder besonders schützenswerte Daten verarbeitet werden

Beschäftigte, die für die Prüfung einer Bestellpflicht mitzuzählen sind, sind nicht nur Arbeitnehmer. Auch Praktikanten, freie Mitarbeiter, Leiharbeiter, Freiwillige und Auszubildende fallen darunter. Dabei ist auch egel, ob es sich um Voll- oder Teilzeitbeschäftigte handelt. Auf den konkreten Beschäftigten- oder Arbeitnehmerstatus kommt es nicht an, da Norm die Menge der Datenverarbeitung ist, die der Praktikabilität wegen in der umsetzenden Personenzahl gemessen wird.

Eine ständige Beschäftigung mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten liegt zum Beispiel schon vor, wenn die Person Zugang zu E-Mail-Systemen hat.

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter muss lt. Gesetz die nötige Fachkunde und Zuverlässigkeit für diese Tätigkeit aufweisen. Sollte ein Unternehmen einen „internen Datenschutzbeauftragten“ bestellen, ist es verpflichtet, diesen für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen freizustellen und die Kosten für diese Maßnahmen zu übernehmen.
Sollte ein Datenschutzbeauftragter diese nötige Fachkunde nicht aufweisen, so gilt dieser als "nicht bestellt" und es ist mit schweren Sanktionen der Aufsichtsbehörde zu rechnen.

Statt einen eigenen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten zu bestimmen und ausbilden zu lassen, kann eine externe Person eingesetzt werden. Eine gute Lösung, wenn die Angestellten der Firma nicht über die notwendigen Fach- und IT-Kenntnisse oder ausreichend Zeit verfügen, um die Datenschutzpflichten wahrzunehmen.

Ein/e externe/r Datenschutzbeauftragte/r zeichnet sich durch eine hohe fachliche Kompetenz aus.
Da diese/r in der Regel für mehrere Firmen tätig ist, verfügt er/sie über einen großen Erfahrungsschatz sowie verschiedene Lösungsansätze, um den unterschiedlichen Belangen von Unternehmen gerecht zu werden. Zudem können sich die eigenen Mitarbeiter in der Hauptsache auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.

Durch das Datenschutzaudit, das der Datenschutzbeauftragte durchführt, wird geprüft, ob und in welchem Umfang die Datenschutzbestimmungen in einem Betrieb bereits umgesetzt wurden (Ist-Zustand) und in welchen Punkten und Bereichen noch Verbesserungsbedarf bei der Umsetzung von DSGVO und BDSG besteht (Soll-Zustand). Dies wird entsprechend festgehalten (protokolliert). Der Datenschutzbeauftragte gibt dann entsprechende Handlungsempfehlungen und Umsetzungsvorschläge an das Unternehmen weiter, um die noch entsprechend notwendigen Datenschutzmaßnahmen zu etablieren.

Bei einem Audit werden in den folgenden drei Bereichen die Datenschutzmaßnahmen geprüft:

• Allgemeiner Datenschutz beinhaltet organisatorische Punkte, Informationspflichten, Verarbeitungsverzeichnisse usw.

• Datenverarbeitung - hierzu gehören z. B. Zugangskontrolle, Umgang mit personenbezogenen Daten usw.

• Informationssicherheit - hier sind Punkte wie technische und organisatorische Maßnahmen zur Absicherung der Datensätze zu behandeln